Tekst: Luwe Groot
Bestuur Van der Kolk voelt inmiddels vertrouwd aan, maar wat sommigen misschien niet weten is dat zij met het tweede meerjarenplan in het achterhoofd aan het roer staan. Bestuur Bergman presenteerde dit meerjarenplan vorig jaar aan het einde van hun bestuursjaar. Door middel van dit meerjarenplan verwacht Argo weer een mooie langetermijnvisie aan de horizon te plaatsen. Met onze 650 leden met ambities van topsport tot nevenactiviteiten heeft ieder bestuur vandaag de dag houvast om Argo elk jaar weer een stap vooruit te brengen. Dit was vijf jaar geleden echter nog niet aan de orde. Hoe is deze basis gelegd? Hoe is het meerjarenplan in het leven geroepen? Zijn er verschillen met het vorige plan en wat is de toekomstvisie van Argo?
De Argonautika Magazine Commissie sprak met Bas Boterman (voorzitter 2008 en College van Advies), Gwenaël Hanon (voorzitter 2015) en Joris Bergman (voorzitter 2020) om antwoord op deze vragen te krijgen. In chronologische volgorde nemen we jullie mee met het proces van het eerste meerjarenplan, het vaststellen van de tweede en een blik op de toekomst. Lees verder voor het hele interview!
Bas Boterman – Voorzitter 2008 & College van Advies: pre-meerjarenplan
In 2013 kreeg Bas Boterman een belletje van Jan Karel Mak, voormalig voorzitter van Argo en Oud-Argo en tevens erelid. Hij vroeg aan Bas of hij zich bij het College van Advies (CvA), het adviserende orgaan van Argo, zou willen aansluiten. Er was destijds vraag van bestuur De Rink naar een groep Argonauten om hen advies te vragen, ook voor de lange termijn. Deze groep Argonauten moest ver van Argo af staan en ervaring op bestuurlijke vlakken hebben. Samen met heren uit verschillende generaties: Jannes Oosterveld, Gerrit Meester (onlangs overleden) en Jan Karel Mak ging Bas deze uitdaging aan. Vanaf dat moment kan ieder bestuur sparren en bij hen aankloppen voor advies. Doordat de leden van het College van Advies niet dagelijks bij de vereniging betrokken zijn, kunnen zij objectiever naar het besturen van de vereniging kijken en Argo zo effectiever vormgeven.
Werd het College van Advies puur voor de opzet van het meerjarenplan in het leven geroepen of voeren jullie ook nog andere taken uit?
“Het CvA is er om het bestuur door middel van (gevraagd) advies te helpen om beter te besturen. Het meerjarenplan was een belangrijk item en mooi beginpunt. Wij zijn in opdracht van en samen met bestuur De Rink begonnen met de opzet van het plan. Daarnaast zijn we er ook om strategische vragen te beantwoorden waar het bestuur op dat moment mee zit. Dit kan bijvoorbeeld de relatie met de universiteit zijn. Het CvA helpt het bestuur dan een strategie te formuleren en kan daarover op verzoek adviseren tijdens zo’n benadering naar de universiteit toe.”
Waarom stond er in 2013 een meerjarenplan op de agenda?
“Ieder jaar zijn besturen bezig met zaken die ze op dat moment moeten voltooien, maar het was lastig om op de lange termijn te focussen. Speerpunten werden vaak opgepakt, maar soms ook niet of minder goed. Of er op de lange termijn werd gedacht, hing heel erg van het desbetreffende bestuur af. Deze onzekerheid is met de invoering van het meerjarenplan deels weggenomen. Voor de verschillende missies is het fijn om als bestuur houvast te hebben aan een duidelijke visie, die al vast staat voordat je aan een bestuursjaar begint. Het meerjarenplan kan elk bestuur helpen met een goede start en zorgt daardoor voor een betere overdracht van bestuur op bestuur. Door het meerjarenplan heeft Argo een constant beleid in de vereniging gekregen.”
Wat waren de hoofdzakelijke doelstellingen van het eerste meerjarenplan?
“Samenvattend was het doel om de algehele professionaliteit van Argo te verbeteren. We stelden een visie en daarbij horende missies op. Vragen als wat wil Argo bereiken, wat hebben we daarvoor nodig en wat ontbreekt er nu aan, passeerden de revue. Roeien was en is daarin natuurlijk een belangrijk component, maar ook op economisch en sociaal gebied was er een ontwikkeling nodig. Er werd hier dus vooral naar de grote lijnen gekeken. Het kopen van die ene Empacher of boottype zijn zaken die buiten deze doelstellingen stonden. De focus lag daarnaast op het écht besturen van de vereniging. Toentertijd had het bestuur weinig tijd om te besturen, omdat het zich teveel met allerlei praktische zaken bezighield. Natuurlijk is dit een onmisbaar element, maar het besturen op strategisch niveau ontbrak op dat moment nog.”
“Je kunt het meerjarenplan als een soort kompas van de vereniging zien”
De missie en visie van Argo nu is: Argo is een studentenverenging waar men lid wordt om fanatiek te roeien en men elkaar stimuleert om te presteren en ontwikkelen. Hoe verschilt dit met de visie van het eerste meerjarenplan?
“Naast een andere nuance, verschilt het weinig. Het zou ook gek zijn als dat opeens zou wegvallen: een missie is de kern van de vereniging. Het is waar het om gaat en wat je onderscheidt. Zo’n eerste missie en visie kun je zien als een fundament van het gebouw. Vanuit deze basis kun je dan natuurlijk verder relativeren en andere zaken toetsen. Als bijvoorbeeld iemand het plan oppert om een bierfiets te kopen dan kan je aan de hand van je hoofddoelstellingen terug redeneren of dit ergens op slaat. Draagt het bij? Dan is het wellicht een goed idee. Draagt het niet bij? Dan kan je het beter niet doen. Je kunt het meerjarenplan dus eigenlijk als een soort kompas van de vereniging zien.”
Terugkijkend: denk je dat het meerjarenplan van waarde is geweest voor de ontwikkeling van Argo?
“Of dat alleen door het meerjarenplan komt, weet ik niet. Wat ik wel leuk vind om te zien is dat Argo vandaag de dag veel professioneler bestuurd wordt. De manier waarop het bestuur wordt samengesteld is bijvoorbeeld drastisch veranderd. Vroeger werd altijd eerst een capabel lid als voorzitter gevraagd en hij of zij koos dan vervolgens het bestuur uit. Vaak was er dan voor het nieuwe collegejaar nog geen voltallig bestuur. Nu zijn er sollicitaties en peilingen, waardoor er altijd aan het begin van het nieuwe collegejaar een gemotiveerd bestuur aan het roer staat. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot projecten als de hoogbouw en het aannemen van profcoaches. Besturen hebben hier echt een leidende rol in gespeeld en zijn door de jaren heen veel professioneler gaan opereren.”
Gwenaël Hanon – Voorzitter 2015: 1e meerjarenplan
Na het idee van een meerjarenplan tijdens bestuur De Rink, heeft bestuur Van Doorn een basis voor het plan neergelegd. Zij hebben openbare verenigingssessies gehouden ter input van de leden en verenigingsdoelen voor het meerjarenplan opgesteld. In het bestuursjaar van Gwenaël is het meerjarenplan afgemaakt met input van vrijwel alle adviesorganen van Argo. Er is gezorgd voor een concrete opbouw van projecten voor de komende vijf jaar. Ter waarborging van de continuïteit, is er daarnaast structurering aangebracht voor een goede overdracht van bestuursfuncties, -kennis en projecten. Bestuur Hanon heeft destijds aan het einde van het jaar het finale meerjarenplan op de ALV gepresenteerd en goedkeuring gekregen. Er zijn dus drie besturen overheen gegaan voor het eerste meerjarenplan van W.S.R. Argo gebruiksklaar was.
Waarom was het nodig dat Argo een meerjarenplan ging ontwikkelen?
“Argo heeft in het verleden goed gepresteerd, maar sporadisch en gebaseerd op enkele individuele Argonauten die elkaar vonden en samen ambities en prestaties konden neerzetten. Het constant leveren van prestaties leek na een decennium al niet te lukken op Argo, terwijl onze roeivereniging in ledenaantallen en op financieel gebied er alleen maar op vooruitging. Argo had ambities, maar kreeg ze niet waargemaakt en op het talent en ambitieniveau van individuen kun en mag je als vereniging niet wachten. Een meerjarenplan was nodig om het roeien op Argo naar een hoger (inter)nationaal niveau te tillen, het verenigingsleven en enthousiasme voor (hard) roeien op Argo te versterken en gebruik te maken van financiële mogelijkheden van een grotere vereniging met meer leden. Daarbij was het meerjarenplan ook een richting voor de vereniging en de Argo-besturen, een stip aan de horizon waar je samen naar toe kan werken met alle (advies)commissies en leden, zonder elk jaar een nieuw bestuur het wiel uit te laten vinden.”
“Bij Argo moet iedereen zichzelf op eigen kracht kunnen ontwikkelen en zo ook bij kunnen dragen aan de vereniging; of je nu hard wilt gaan in de roeiboot, met een graspol in je klauwen langs het Amsterdam-Rijnkanaal of met een lullepot op de AID in een groen shirt”
Wat wilden jullie met het plan bereiken?
“De stip op de horizon was dat Argo weer in de top van roeiend Nederland ging presteren, maar daarvoor moet je naar meer kijken dan alleen het roeiaspect van de vereniging. Wedstrijdroeien bestaat in de glorie van de vereniging en al haar leden, maar de vereniging, ofwel de ALV, bepaalt de koers. We wilden dat Argonauten hard ging roeien en trots waren op Argo. Uiteindelijk betekent het dat een studentenroeivereniging als Argo haar leden de optimale mogelijkheden moet geven om zich te ontwikkelen als roeier, stuurtje, coach, commissielid, bestuurder en lid in het algemeen. Bij Argo moet iedereen zichzelf op eigen kracht kunnen ontwikkelen en zo ook bij kunnen dragen aan de vereniging; of je nu hard wilt gaan in de roeiboot, met een graspol in je klauwen langs het Amsterdam-Rijnkanaal of met een lullepot op de AID in een groen shirt. Logischerwijs geldt voor een studentenroeivereniging dat roeien de kapstok is waar alles aan opgehangen wordt, maar als je zoveel mogelijk leden een haakje kan bieden aan die kapstok ben je pas echt geslaagd.”
Is het meerjarenplan een taak voor het hele bestuur of is dit vooral een taak voor de voorzitters?
“Het meerjarenplan is door en voor de vereniging. Daarbij is het bestuur verantwoordelijk voor de coördinatie en aansturing, de voorzitter is voor mij degene die de rode draad moet zien tussen alle activiteiten van de vereniging en daarop aanstuurt met zijn bestuur wanneer nodig voor het behalen van doelstellingen.”
Ieder jaar is er natuurlijk een nieuw bestuur en dus ook een nieuwe voorzitter. Hoe wordt er voor gezorgd dat ieder bestuur, naast hun eigen taken en ideeën, ook streven om het meerjarenplan te behalen?
“Het zittende bestuur (h.t.) introduceert het toekomstige bestuur (f.t.) in het meerjarenplan, gestelde doelen, deelprojecten en status quo van deze projecten. Hierdoor worden als het goed is ook de ambities van bestuur f.t. geprikkeld. Vervolgens formuleert bestuur h.t. voor de zomer een kort geformuleerde jaaropdracht voor het toekomstige bestuur. Daarin staat 1) de status quo van deelprojecten en te nemen stappen om deze goed af te ronden, 2) nieuw op te tuigen deelprojecten volgens planning van het meerjarenplan en een kleine doorkijk vanuit h.t. hoe je dit aan zou kunnen vliegen en 3) open invulling van projectideeën die een aanvulling zijn op de doelstellingen van het meerjarenplan. Daarna krijgt f.t. de gehele zomer de tijd om dit samen uit te werken tot een jaarplan, met de verantwoordelijke bestuurder per project. Daarin zit als het goed is zowel de ambitie van de vereniging verweven als ook die van de bestuurder zelf!”
Terugkijkend: denk je dat het meerjarenplan van waarde is geweest voor de ontwikkeling van Argo?
“Zeker! Ik heb van meerdere bestuurders gehoord dat de manier van werken met een meerjarenplan heel prettig is, omdat er een duidelijk plan en tijdspad voor bestuurders is, met één overkoepelend doel voor leden, (advies)commissies en coachkaders. Hedendaags begint een Argo bestuur niet onbezonnen aan het jaar, maar zijn ze op tijd voltallig, ingewerkt en geïnspireerd om in hun jaar Argo naar een hoger plan te tillen. Voor zover ik van een afstand meekrijg werkt dit ook door in de vereniging, waar leden deze professionaliseringsslag voelen en verantwoordelijkheid nemen om hieraan bij te dragen. Zie de transformatie van de hoogbouw door ‘Space to Breathe’! Ik durf wel te zeggen dat we de stip aan de horizon nog niet hebben bereikt en er nog wel wat te behalen valt op roeigebied.”
Waar moet Argo volgens jou de komende jaren naar kijken?
“Dat kan ik moeilijk bepalen, ik ben al een tijdje uit de roeiwereld gestapt. Wel ben ik benieuwd in hoeverre het wegfaseren van lichtgewicht roeien op Olympisch niveau door zal werken naar nationaal niveau en dus de Nederlandse roeiverenigingen. Als er geen gewichtsklasse meer bestaat moet je als vereniging toch een manier verzinnen om wedstrijdroeien voor alle roeiers met ambitie en enig talent bereikbaar te maken en goed samen te laten roeien, dik én dun. Goede gepersonaliseerde voeding en krachttrainingen gaan dan een belangrijke rol spelen.
Daarnaast denk ik ook dat je veel kan winnen met meer data-gestuurd trainen. Ik train nu voor langeafstand triatlons en kan me niet bedenken hoe ik vroeger als roeier zonder hartslagzones trainde. Zeker, op ‘gevoel’ kun je veel bereiken, maar niet iedereen heeft dat lichaamsinzicht en dat is ook iets wat je door jaren aan sportervaring opbouwt. Beter worden is je grenzen opzoeken, dus hartslagzones, wattagezones en gezondheid bij houden via gewicht en rusthartslag(variatie) is cruciaal om de grenzen van ieder individu op te zoeken zonder eroverheen te gaan. Zeker ook voor de onervaren en blessuregevoelige eerstejaars. Daarbij hebben de laatste jaren aan ontwikkeling in sport-elektronica en data-analyse software zoveel te bieden voor roeiers en coaches! Oh, en een laatste ding: wanneer gaat Argo eens over op een écht lekker bier?”
Joris Bergman – Voorzitter 2020: 2e meerjarenplan
Naast zijn voorzittersschap, was Joris vorig jaar onder andere druk bezig met het inmiddels tweede meerjarenplan van Argo.
Hoe belangrijk vind jij het meerjarenplan?
“Het is een cruciaal onderdeel van onze vereniging. Het meerjarenplan is de basis voor het beleid dat wij momenteel aan het uitvoeren zijn. Actuele zaken zijn belangrijk, maar ontwikkeling kan je pas echt realiseren door een paar jaar op rij in dezelfde richting te bewegen. De uitbreiding van de hoogbouw was een aantal jaar geleden bijvoorbeeld niet voorspeld, maar de totstandkoming kun je mooi terugleiden in de doelstellingen van het eerste meerjarenplan. Na deze vijf jaar is het belangrijk om weer een nieuwe cyclus in te gaan, die weer tot dit soort grootse projecten kan leiden!”
“Ook tijdens een crisis zie je dat de doelen uit een meerjarenplan nog steeds belangrijk blijven.”
Is het meerjarenplan jouw grootste taak als voorzitter?
“In het begin van het jaar was ik hier veel mee bezig, maar de afgelopen twee maanden heeft er veel tijd gezeten in de zaken omtrent corona. We zien echter dat tijdens de corona crisis het meerjarenplan nog steeds relevant is. De afgelopen maanden hebben we steeds naar deze doelen gekeken en hoe we die kunnen bereiken. De ledenwerving is bijvoorbeeld onderdeel van het meerjarenplan: we willen jaarlijks een stabiele inschrijving creëren. De aanpassingen die nu aan de AID worden gedaan vanwege de corona crisis maakt dit doel extra relevant. We zijn nu gedwongen om te innoveren. Zo zie je dat ook tijdens een crisis de doelen uit een meerjarenplan nog steeds belangrijk blijven.”
Hoe verschilt het eerste meerjarenplan in vergelijking met het tweede plan volgens jou?
“De focus van het eerste meerjarenplan lag echt op het vormen van een basis waar we nu de vruchten van plukken. Bij het eerste meerjarenplan was werving erg belangrijk. Argo moest zichzelf meer profileren als een plek waar je kan sporten. In de jaren voor 2015 werden leden namelijk nog om allerlei andere redenen binnengehaald. Daarnaast werd de huisstijl die we nu allemaal kunnen dromen scherp gezet: zo werd de identiteit van Argo meer vormgegeven. Vervolgens is er geïnvesteerd in botentransport en uiteindelijk de hoogbouw. Deze dingen zien wij nu als vanzelfsprekendheid, maar was toen nog niet het geval.
Vanuit deze basis kunnen we nu op alle fronten een volgende stap maken. Je kunt het tweede meerjarenplan zien als een verlengde van het eerste. We willen in de breedte nog beter faciliteren: er moet harder worden geroeid en de kwaliteit van het lidmaatschap en de kantine moet omhoog: de waarde die leden hechten aan zijn of haar lidmaatschap moet worden verhoogd. Het zou mooi zijn als de doelstellingen uit dit nieuwe meerjarenplan worden gerealiseerd en dat leden de kwaliteit zien verbeteren en over vijf jaar de basis van het tweede meerjarenplan weer meenemen naar de volgende.”
Waarom kan Argo niet zonder meerjarenplan?
“Wij zijn een vereniging met een hoge doorloop. Andere organisaties zijn dat ook, maar daar is het bijvoorbeeld belangrijk dat een CEO voor een aantal jaar aan zo’n organisatie verbonden blijft. Zo kan hij of zij verandering realiseren: wanneer er geen visie is, is er geen houvast en dus ook geen verandering mogelijk. Bij studentenroeiverenigingen zit dit natuurlijk anders in elkaar, maar kunnen we wel zoiets creëren door het meerjarenplan. Zo kunnen we toch grote doelstellingen opstellen. Het realiseren van een eigen roeidependance is bijvoorbeeld niet iets wat in één jaar gaat staan, maar waar je in meerdere jaren naartoe moet werken. In jaar 1 zet je stappen, die leiden naar succes in jaar 5. Wanneer Argo geen meerjarenplan had gehad, zou er veel meer van dag tot dag worden geleefd. Voor een organisatie is dat niet wenselijk. We willen nog beter worden en meer kwaliteit leveren.”
Hoe wordt in tijden van corona het nieuwe meerjarenplan gepresenteerd?
“Daar wordt (op moment van het schrijven van dit interview) over nagedacht. Door de corona crisis is de focus een beetje weggezakt. Aan het begin van de crisis waren we bijna in de afrondende fase en nu zijn we op datzelfde punt. Het nieuwe bestuur wordt in ieder geval met de meest recente versie van het MJP ingewerkt. Als de puntjes op de ‘i’ zijn gezet, wil ik het meerjarenplan natuurlijk nog graag aan de leden presenteren. Misschien is dat in de vorm van een laagdrempelig overzicht dat we onder de leden gaan verspreiden of door middel van een presentatie aan het begin van het nieuwe collegejaar, tijdens de jaarlijkse ALV. Ik nodig jullie dan in ieder geval graag uit om het nieuwe meerjarenplan te aanschouwen!”
De speerpunten van MJP 1 en MJP 2 naast elkaar
| MJP 1 (2015-2020) | MJP 2 (2020-2025) |
| Roeien:
– Het realiseren van een eigen botentransport – Er moet een snelle uitwijklocatie komen |
Roeien:
– Argo heeft in 2025 een vaste uitwijkbasis met stalling voor boten, een rustplek voor roeiers, 4km roeiwater (minstens 1 km recht en 20m breed) |
| Ledenopbouw:
– Werving is belangrijk – Focus op de werving van roeiers – Aantrekkelijk maken van wedstrijdroeien |
Ledenopbouw:
– Argo heeft in 2025 400 aanmeldingen per jaar. Het doorstroompercentage van wedstrijdroeiers is 50% |
| Organisatie:
– Het werven en inwerken van het bestuur moet professioneler – Er moet meer grip komen op commissies en hun inwerkverslagen – Er moet een plan groot onderhoud (PGO) worden opgesteld |
Netwerk:
– Argo levert in 2025 een stabiele jaarlijkse instroom aan Oud-Argo en levert minstens één sollicitant voor vacatures binnen de roeibonden |
| Financieel:
– Het boekhoud- en contributiesysteem moet onder de loep worden genomen |
Financieel:
– Argo heeft in 2025 haar structurele jaaromzet met 50k verhoogd |
